Vaak wordt aan mij gevraagd wat ik zoal doe voor werkzaamheden. Als ik dan antwoord dat het divers is moet ik haast wel wat werkzaamheden opsommen. Zo doe ik natuurlijk het standaard secretariële werk; telefonische bereikbaarheid, waarneming tijdens vakantie en/of ziekte, het uitwerken van stukken, maar ook debiteurenbeheer, het beheer van social media pages, het schrijven van blogs, beheer van mailinglists, etc.
Enige tijd geleden kwam een klant bij mij met de vraag of ik hem kon adviseren met betrekking tot een DMS-system (een Document Management System). Op mijn vraag hoe hij nu zijn bestanden overzichtelijk bewaarde was zijn reactie “een overzicht in Word wat ik dan weer bewaar in OneDrive”.
OK, duidelijk was voor mij dat hier serieus wat werk aan de winkel nodig was. Allereerst, met de huidige AVG-wetgeving is het niet bepaald handig de documenten alleen maar in OneDrive te bewaren. Wat als de pc gehackt wordt of er brand uitbreekt? De bestanden waren namelijk niet beveiligd met een wachtwoord noch werden deze bewaard in de Cloud. Artificial Intelligence (AI) of beter gezegd: Kunstmatige Intelligentie. Het menselijk contact, de manier waarop wij met elkaar communiceren, verandert in een razend tempo, zo snel zelfs dat we het haast niet kunnen volgen. Maar niet alleen het menselijk contact maar ook hoe wij met computers, machines, de digitale wereld communiceren verandert.
Wat is Artificial Intelligence? U ziet het vaak voorbijkomen en leest ‘Office Support’. Maar wat is dit nu eigenlijk?
Office support kan opgedeeld worden in diverse onderdelen:
Toen ik jaren geleden als secretaresse begon was het – naar mijn mening – minder vakinhoudelijk en afwisselend dan dat de werkzaamheden nu zijn. Begon ik destijds op een typemachine, tegenwoordig is alles digitaal en wordt ingezet op een ‘paperless office’. Destijds bracht ik de koffie tijdens besprekingen, tegenwoordig wordt er door de klant zelf koffie gehaald. Waren ‘vroeger’ de vaste telefoonlijnen de enige manier om iemand te bereiken, tegenwoordig is iedere werknemer binnen een bedrijf zowel via de vaste lijn als mobiel bereikbaar, u kent het wel, 24/7. Werkplekken zijn flexibel gemaakt en sommige werkzaamheden kunnen zelfs op afstand waardoor er een ‘virtual assistent’ - een secretaresse op afstand – kan worden ingezet. Het einde van het jaar nadert
De herfst is inmiddels weer een eind op weg en u ziet de feestdagen naderen in uw agenda. Een snelle terugblik op het afgelopen jaar en een blik richting de toekomst leert hoe snel het jaar voorbij is gegaan. Hoe gaat u dit jaar afsluiten?
Nu voor de meeste mensen de zomervakantie er weer op zit (sommigen hebben nog een vakantie in het vooruitschiet) en zij weer richting hun werk mogen is het de vraag hoe de vakantiewaarneming is gegaan.
Ongeacht hoe vaak of hoe lang u met vakantie gaat, er dient altijd een vakantiewaarneming geregeld te worden. Dat geldt voor uw werknemers, maar zeker niet minder voor u. Wanneer u meerdere werknemers in dienst heeft is het iets gemakkelijker ‘schuiven’ met de werkzaamheden en het personeel. Maar wat als u één werknemer in dienst heeft of als u een zelfstandige zonder personeel (ZZP-er) bent? Hoe regelt u dan uw vakantiewaarneming? |
AuthorWrite something about yourself. No need to be fancy, just an overview. Archives
November 2023
Categories |
Naast event- en project support bied ik tevens office support en freelance support als juridisch secretaresse. Kortom, valt er wat te regelen? Dan moet je bij mij zijn!
|