KLANTEN ADVISEREN EN VOORZIEN IN HUN BEHOEFTEN

Enige tijd geleden kwam een klant bij mij met de vraag of ik hem kon adviseren met betrekking tot een DMS-system (een Document Management System). Op mijn vraag hoe hij nu zijn bestanden overzichtelijk bewaarde was zijn reactie “een overzicht in Word wat ik dan weer bewaar in OneDrive”. 
 
OK, duidelijk was voor mij dat hier serieus wat werk aan de winkel nodig was. Allereerst, met de huidige AVG-wetgeving is het niet bepaald handig de documenten alleen maar in OneDrive te bewaren. Wat als de pc gehackt wordt of er brand uitbreekt? De bestanden waren namelijk niet beveiligd met een wachtwoord noch werden deze bewaard in de Cloud.

Besprekingen met diverse partijen 
 
Mijn klant had al wat afspraken ingepland met een aantal partijen die een DMS-solution aanboden. Of ik bij deze besprekingen aanwezig kon zijn. Natuurlijk, ik wil het beste voor mijn klant en vaak nog wat meer. Al deze partijen kwamen niet met het gewenste resultaat. Wel konden zij een programma op maat bouwen, met het aanzienlijke kostenplaatje dat daarbij past. Ik adviseerde mijn klant op een breder vlak te kijken naar de mogelijkheden en niet alleen naar een DMS-system.
 
Mijn klant is net als ik een ZZP-er en dus zal hij – begrijpelijk – geen duizenden euro’s uitgeven aan een op maat gebouwd programma waarbij niet het gewenste resultaat wordt bereikt. 
 
In kaart brengen wat nu echt noodzakelijk is
 
En dus ging ik met mijn klant om tafel zitten en bracht ik samen met hem in kaart wat hij nodig had. 
 
Aangezien hij nogal wat dossiers onder zijn hoede heeft is het belangrijk dat er een programma wordt aangeschaft (of gebouwd) waarbij alle relevante contactgegevens kunnen worden ingevoerd, dossierstukken kunnen worden ingezien, dossierstukken kunnen worden opgemaakt waarbij wordt gewerkt met sjablonen, informatie die op dossierniveau wordt ingevoerd (denk bijv. aan personalia) kan worden gekoppeld aan een document, mailbeheer, agendabeheer en ook een stuk financiële administratie. Daarnaast dienen de gegevens en bestanden op een veilige manier te worden bewaard; in de Cloud is hier de oplossing. Ook is het belangrijk om naar de toekomst te kijken; wat heeft hij nu nodig en wat zou hij eventueel in de toekomst kunnen gebruiken? Wat is voor hem nu echt noodzakelijk? Belangrijkste was dus dat mijn klant zijn dossiers overzichtelijk in kaart kan brengen en met 1 druk op de knop alle relevante gegevens op dossier in kan zien, kan zien wat voor stukken aan het dossier hangen en dat er bijvoorbeeld ook taken op dossierniveau kon worden gekoppeld. Tevens moest het programma gebruikersvriendelijk zijn en eventueel uit te breiden naar meerdere gebruikers. 
 
Gebruik van contacten

En dus was voor mij inzichtelijk wat mijn klant nodig had!

Tijdens onze sparringsessie noemde ik een contact uit mijn netwerk die het meest ideale programma (in mijn ogen) op de markt heeft gebracht – althans, werkzaam is voor dat bedrijf -. Een programma dat voornamelijk wordt gebruikt in de advocatuur. Mijn klant is dan wel niet werkzaam in de advocatuur maar heeft daar bijna dagelijks mee van doen en zijn dossiers dienen op eenzelfde wijze te worden aangemaakt en beheerd. 

Ik zocht contact met een aantal andere contacten uit mijn netwerk die dat programma al geruime tijd in gebruik hadden en vroeg hun naar hun ervaringen (zowel positief als negatief). Na bij een andere klant te hebben meegekeken in het programma wist ik het zeker; dit moest het haast wel zijn! 
 
De beslissing 

Er werd een afspraak gemaakt met de desbetreffende aanbieder. Mijn klant wilde graag een demo om te zien wat het programma hem kon bieden en wat de mogelijkheden van het programma zijn. 
 
De demo vond plaats, mijn klant was overtuigd! En zo is het programma inmiddels geïnstalleerd en is mijn klant tevreden over de advisering en de beslissing die is genomen. Nu is het een kwestie van gewend raken met het programma en zorgen dat de gegevens op een correcte wijze worden ingevoerd zodat efficiënt kan worden gewerkt met het programma.