Optimaal gebruik maken van systemen die je hebt

Enige tijd geleden schreef ik al dat ik een opdrachtgever had geholpen bij de keuze van een Document Management System (DMS) in combinatie met een Customer Relationship Management System (CRM). Uiteindelijk is de keuze op BaseNet gevallen. In deze blog zal ik dan ook wat meer uitleg geven over de werking van BaseNet en mijn ervaringen. ​

Opbouw van het systeem

Het systeem is van de start af opgebouwd naar de wensen van de opdrachtgever. Alle sjablonen die door jou al worden gehanteerd in je huidige systeem met betrekking tot correspondentie, facturatie, rapportages, overzichten, e.d. kunnen aan het systeem worden gekoppeld (inclusief jouw huisstijl). Wordt een sjabloon niet meer gebruikt of wil je een nieuw sjabloon gebruiken? Dat regelt je eenvoudig zelf; BaseNet is heel gebruikersvriendelijk waardoor je sjablonen op inactief kunt zetten of kunt toevoegen. Een sjabloon is eenvoudig zelf te bouwen.

Eenmaal geïnstalleerd moet het systeem verder worden ingericht en moeten bestaande dossiers van het oude systeem aan BaseNet worden gekoppeld. Cliëntgegevens, partijgegevens, kenmerken, contactgegevens partijen, dossiertype, rechtsgebied, financiële gegevens, roladministratie en verdere dossierinformatie dienen te worden ingevuld voor een optimaal en efficiënt gebruik van het systeem. BaseNet zorgt voor een implementatie van de dossiers van het oude systeem in het nieuwe systeem.

BaseNet werkt ‘in de Cloud’ waardoor alle informatie op een centrale server in Nederland is opgeslagen. Conform de verzochte eisen vanuit de advocatuur (BaseNet wordt voornamelijk in de advocatuur gebruikt) wordt de connectie met BaseNet via een versleutelde verbinding en encryptie tot stand gebracht.

Efficiënt werken met BaseNet, tijdswinst behalen!

Zo heeft BaseNet de optie om bijvoorbeeld een taak aan correspondentie te koppelen, een workflow te genereren en tijdsregistratie. Een termijn kan haast niet meer worden vergeten. Je kunt het systeem dusdanig inrichten dat er zeer efficiënt wordt gewerkt.

Denk bijvoorbeeld aan de sjablonen die je hanteert voor correspondentie of processtukken. Wanneer de stamgegevens juist zijn ingevuld en gekoppeld aan het sjabloon wordt er een uniforme huisstijl gehanteerd; vooraf opgegeven inhoud en opmaak worden gekoppeld aan het document.

Stel je eens voor; je hebt een systeem waar je je dossierbeheer en financiële administratie aan elkaar kunt koppelen. Hoe fijn is het dan dat het systeem jouw tijd registreert en je deze kunt boeken zodat de tijd op een later moment kan worden gefactureerd? Achteraf is het uiteraard altijd nog mogelijk wijzigingen in tijd of matiging in het honorarium aan te brengen.

Waarom zou je jouw boekhouding in een ander programma opvoeren als je in BaseNet alles hebt? Ritregistratie, facturatie, debiteurenbeheer, etc. Je kunt zelfs meerdere facturatiesjablonen hanteren, ideaal wanneer je bijv. nationaal en internationaal dient te factureren of bijv. aan particulieren en zakelijke cliënten.

Toekomstgericht werken en tegemoetkomen aan de wensen van de cliënt

Wil je toekomstgericht werken en tegemoetkomen aan de wensen van jouw cliënten? BaseNet heeft namelijk de optie een cliëntenportaal in te richten; je geeft cliënten/opdrachtgevers toegang tot (een gedeelte van) het dossier middels een gebruikersnaam en wachtwoord. Op afstand kan, via een beveiligde verbinding, de status van een dossier worden ingezien en is er 24/7 toegang tot het dossier. Jouw cliënten/opdrachtgevers hebben via het portaal ook de mogelijkheid om stukken toe te kennen aan het dossier, te uploaden. Je hoeft niet te wachten op post, een faxbericht of een e-mailbericht met de bijbehorende stukken. Wanneer jouw cliënt of opdrachtgever de stukken heeft geüpload via het portaal krijg je een melding dat er stukken aan het dossier zijn toegevoegd. Op dat moment bevinden de stukken zich in ‘quarantaine’ en kan je de stukken goedkeuren of afwijzen. Bij goedkeuring verschijnen de stukken direct in het dossier.

Je hebt in het portaal zelfs de optie om inzage in de taken en agenda van het dossier toe te kennen. In een 24/7 economie – welke in Nederland sinds de uitbraak van de Covid-19 een flinke opmars heeft gemaakt – kom je tegemoet aan de wensen van jouw cliënten/opdrachtgevers. Zie het als een service!

Wat zijn de kosten van BaseNet?

Je kan het zo duur maken als je zelf wilt. BaseNet brengt allereerst voor de standaard inrichting een eenmalig bedrag in rekening. Daarnaast werkt zij met licenties per gebruiker; is een medewerker langere tijd afwezig vanwege vakantie of ziekte dan kan je deze licentie tijdelijk pauzeren. Je kunt het programma verder uitbreiden met het gebruik van een app op je mobile device, het beheer van een derdengeldrekening, administratie, telefoniekoppeling, incasso, cliëntenportaal, etc.

Mijn ervaringen

In het verleden heb ik met meerdere DMS - en CRM -systemen gewerkt. Vaak was het een programma dat nèt niet alle wensen voldeed. Mijn hoop ging dan ook vaak uit naar een update van het programma die dan wel aan alle eisen voldeed, helaas… IJdele hoop zullen we maar zeggen. Met twee of meer programma’s werken, meerdere lijsten, etc. Inefficiënt!

Totdat ik vorig jaar september een opdrachtgever sprak die erg tevreden was over BaseNet. Haar vraag was of ik daar bekend mee was. Dat was niet het geval, maar autodidact dat ik ben was ik het programma zo eigen. En zo volgden er meerdere opdrachtgevers die met BaseNet werkten.

BaseNet is naar mijn mening een erg laagdrempelig programma die dus van alle gemakken is voorzien. Het fijne van het programma is dat je het naar je eigen wensen kunt inrichten. Zo kijk ik dus altijd naar de situatie waar mijn opdrachtgever zich in bevindt, wat zijn/haar business is, welke gegevens geregistreerd dienen te worden en wat het maximale is wat hij/zij uit het programma kan halen. Vooralsnog kan ik, ongeacht de grootte en vestiging van het kantoor, BaseNet iedere advocaat, jurist, notaris of anderszins juridische ondernemer aanraden!

Wat ik vooral fijn vind aan het programma is dat de door jou gehanteerde sjablonen (of het nu voor bijv. een opdrachtbevestiging, afspraakbevestiging, processtuk of herinnering is) met een simpele klik op het scherm verschijnen. Alle flexibele velden zoals naam, adres, mailadres, kenmerk van partijen, contactpersonen etc. kunnen – mits de stamgegevens goed zijn ingevoerd – worden gekoppeld waardoor minder tijd wordt besteed aan het vinden van de juiste gegevens. Pure tijdswinst en een verhoging van het gebruiksgemak!

Download de gratis checklist/tips voor (de inrichting van) een DMS

Bij de inrichting van BaseNet heb ik een checklist opgesteld. Via deze link (link naar de checklist) kan je de gratis checklist en tips downloaden die je een stap in de goede richting zetten voor de inrichting van een DMS.

Wil je graag van gedachten wisselen over hoe je het meest efficiënt jouw DMS en CRM in kunt richten of dat BaseNet wellicht iets voor jou is? Aarzel dan niet en neem contact met mij op. Ik denk graag met je mee!

​

P.S. Ben je al gebruiker van BaseNet en wil je het programma nog efficiënter inrichten? Wil je meerdere sjablonen in jouw huisstijl toevoegen aan BaseNet of het cliëntenportaalinrichten maar heb je hier geen tijd voor of de kennis niet voor? Ook dan kan ik je helpen!