Online vergaderen, efficiënt?

Teams, Zoom, Google Meet, Skype for Business, WhatsApp, momenteel vergaderen we wat af, digitaal wel te verstaan. Maar hoe doe je dat zo efficiënt mogelijk?

Geregeld krijg ik een verzoek om een digitale vergadering bij te wonen. Een must is dat je internetverbinding zo stabiel mogelijk is, je verstaanbaar bent en zichtbaar bent. Is dat niet zo dan kan je het wel vergeten tijdens zo’n vergadering. En hoe kom je over tijdens een digitale vergadering? De interactie tijdens een digitale vergadering is anders dan die we tijdens een fysieke vergadering gewend zijn. In deze blog geef ik je wat tips om een digitale vergadering zo efficiënt mogelijk te benutten.

Wat is je eerste indruk?

Wanneer je wat aandacht besteedt aan de manier hoe jij online overkomt kan dit een wereld van verschil maken.

Zorg ervoor dat je oogcontact maakt met je gesprekspartners. Wanneer je camera op ooghoogte staat ingesteld kijk je je gesprekspartners aan. Denk aan een laptopstandaard om de juiste hoogte te verkrijgen. Heb je geen laptopstandaard of werk je tijdelijk op afstand gebruik dan een aantal pakken papier of boeken om de juiste hoogte te verkrijgen.

Nu we veelal vanuit huis werken is het van belang een rustige achtergrond te creëren tijdens de digitale vergaderingen. Een rommelige achtergrond zorgt voor afleiding, evenals slechte verlichting. Niet te denken aan kinderen die ineens in beeld verschijnen ?. Sommige programma’s hebben de functie om je achtergrond te wijzigen of te blurren zodat er minder afleiding is.

Mijn laatste tip is om ervoor te zorgen dat niet alleen je hoofd in beeld is omdat je gesprekspartners dan een groot deel van je lichaamstaal missen. Maak gebruik van non-verbale communicatie zoals een instemmend knikje.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Om verder zo efficiënt mogelijk te vergaderen is het belangrijk de agenda vooraf naar alle deelnemers toe te sturen. Doe dit een week voor de vergadering zodat alle deelnemers zich voor kunnen bereiden, vermeld een duidelijke begin- en eindtijd. Begin de vergadering stipt op tijd; wacht niet op deelnemers die te laat inloggen.

Vraag de deelnemers ook om uiterlijk 2 dagen voor de vergadering eventuele opmerkingen of gesprekspunten aan te leveren zodat de voorzitter op de hoogte is van wat er ter sprake gebracht gaat worden. Probeer de tijd te managen zodat er geen ellenlange discussies gevoerd gaan worden over een agendapunt.

Last but not least: zorg dat de deelnemers hun geluid hebben gedempt en beeld aan! Het is fijn om de gesprekspartners in beeld te zien, hun mimiek te volgen en er maar 1 persoon aan het woord is.

LET OP: Skype for Business komt op 31 juli 2021 te vervallen. Maak je nog gebruik van Skype for Business dan adviseer ik je om over te stappen naar Microsoft Teams; deze heeft als optie om ook documenten te delen en te bewerken met de deelnemers van de vergadering!