EEN MANAGER EN ZIJN/HAAR PROACTIEVE ASSISTENTE, EEN GOUDEN COMBINATIE!

Wellicht heb je je zakelijke plannen voor 2021 al uitgestippeld. Maar heb je deze ook gepland in je agenda? Wat als er onverhoopt iets tussenkomt en er niets meer klopt van heel je planning?

Flexibel ondernemen is the key

Flexibel ondernemen is the key tegenwoordig. De wereld om ons heen is veranderd en er wordt gevraagd om snel te reageren en te handelen. Maar hoe doe je dat dan? Hoe houd je je website (en eventuele offline documenten zoals bijv. flyers) actueel en interessant? Je moet concurrerend handelen en tegelijkertijd je meerwaarde tonen. Daarnaast heb je je ‘normale’ werkzaamheden nog.

Belangrijk is het om te zorgen dat je inspeelt op actualiteiten en wijzigingen zo snel mogelijk doorvoert op je website en social media, digitaal toegankelijk zijn op een onderscheidende manier.

Een goede assistente is goud waard!

Wanneer je een goede assistente hebt waar je blind op kunt vertrouwen, deze je steun en toeverlaat is, is deze goud waard. Managers zijn veeleisender dan ooit.

Je werk als manager kan je niet zonder een goede assistente doen. Een goede assistente is continu, naast haar normale werkzaamheden, de agenda en mailbox van haar manager aan het monitoren. Zij fungeert als een wandelende Wikipedia en heeft taken al opgepakt voordat haar manager daar om heeft gevraagd. Proactief handelen, de manager ontlasten.

Als je je werkzaamheden goed doet, maak je jezelf als assistente onmisbaar! Werkzaamheden moeten snel en efficiënt worden opgepakt, inschatting van de werkzaamheden, het plannen van deze werkzaamheden en voorbereidende (ondersteunende) werkzaamheden oppakken voordat de manager er zelfs nog maar aan denkt.

Een assistente is een verlengstuk van haar manager. Overzicht houden, gestructureerd en geordend werken, belangrijke zaken worden onder aandacht van de manager gebracht, terwijl de minder belangrijke zaken uit de mailbox worden gefilterd. Resultaatgericht werken als een team.

Wat als er niet proactief wordt gehandeld?

Maar wat als je assistente niet proactief handelt? Is het dan direct een ‘mindere’ assistente? Zeker niet! Sommige assistentes missen het lef, de drang, om proactief te handelen, ideeën en suggesties op tafel te durven leggen. Bekijk het altijd van twee kanten; wat is je houding ten opzichte van je assistente? Kom je dominant of dreigend over? Heeft je assistente een onderdanige houding? Geef haar de ruimte (en zeg dit ook tegen haar) dat je het waardeert wanneer zij meedenkt en ideeën aan mag dragen met betrekking tot efficiency en eventueel voorbereidende werkzaamheden kan uitvoeren zodat dit jou ontlast. Je moet tenslotte samenwerken als een team.

Wanneer een assistente met je meedenkt, taken oppakt voordat je daar om hebt gevraagd, je ontlast, dan is dit goud waard! Je assistente heeft dan niet alleen een uitvoerende rol, dit vormt tevens een goede basis voor een echte samenwerking tussen assistente en manager.

Investeer in je assistente

Daarnaast is het belangrijk om ook in je assistente te investeren. Het kan niet zijn dat zij alleen haar (praktische) vaardigheden en kennis in de praktijk brengt en geen verdere groeimogelijkheden heeft. Bijscholing zodat de assistente met haar manager mee kan groeien is minstens zo belangrijk!

Wat levert het jou op?

Inmiddels heb ik voor meerdere opdrachtgevers mogen werken, ieder met hun eigen expertise, kantoor en werkwijze. Of er ruimte was voor groei binnen deze ondernemingen? Dat zeker! Werd er dan ook gewerkt aan groei? Helaas op het moment dat ik voor deze opdrachtgevers begon was dit niet het geval. Ieder was bezig om zijn/haar onderneming draaiende te houden, bezig met de hele bedrijfsvoering van A tot Z, behalve groei van de onderneming.

Ik kijk graag naar het geheel; wat is het doel van de ondernemer? Waar staat hij/zij nu? Wat is er nodig? Waar is ruimte voor verbetering? Mijn bevindingen bespreek ik altijd met mijn opdrachtgevers.

Inmiddels heb ik al een paar keer te horen gekregen dat mijn opdrachtgevers er geen spijt van hebben dat zij mij hebben ingeschakeld. Er is meer rust en structuur binnen de onderneming, mail wordt veel sneller verwerkt, afspraken worden efficiënter gepland, administratie is op orde, de bereikbaarheid is stukken verbeterd, de omzet heeft een mooie groei gemaakt en niet geheel onbelangrijk; een betere work-life balance.

Het moment dat een opdrachtgever tegen mij zegt “Vergeleken met een jaar geleden ben ik er echt op vooruit gegaan. Niet alleen financieel, maar ook privé gezien. Ik werk niet meer in de avonduren, op vrijdag stop ik op tijd en de weekenden zijn vrij en echt voor mij en mijn gezin. Ik heb zelfs weer tijd voor mijn hobby.”, kan ik ook terugkijken naar een goede samenwerking. Mission accomplished!

Wil jij een proactieve ondersteuner, iemand die ervoor zorgt dat je backoffice op orde is zodat jij je bezig kunt houden met je core business en een betere work-life balance? Stop dan met zoeken en neem contact met mij op! Samen bekijken we wat ik voor jou kan betekenen.

P.S. Een proactieve assistente schakel je niet voor 40 uur per week in, dit kan al vanaf 4 uur per week (uiteraard afhankelijk van de werkzaamheden).